Уважаемые посетители и экспоненты!

Выставка состоится!
Новые даты проведения: 10 - 13 ноября 2021 года
ЦВК «Экспоцентр». Павильоны 1 и «Форум».

  • Чтобы не пришлось экономить на качестве, всё лучше делать заранее. Начинать готовиться к выставке никогда не рано! Бронируйте площадь и заказывайте необходимые услуги как можно раньше. Так вы сможете воспользоваться льготными условиями и снизить расходы. 

    Эта же рекомендация относится к бронированию гостиниц и заказу билетов при участии в выездном мероприятии. 

    Соблюдайте дедлайны. Придерживайтесь установленных крайних сроков оплаты по договорам и порядка сдачи необходимых форм организаторам выставки и подрядчикам. Поздние заказы облагаются наценками, а несоблюдение сроков выплат грозит штрафными санкциями. 

    Постарайтесь найти компромиссное решение в строительстве стенда, так чтобы он выглядел достойно, но стоил дешевле. Профессиональные строительные компании могут предложить экономичные варианты. 

    Если речь идёт о небольшой площади, можно купить в постоянное пользование сборноразборный мобильный стенд. Он будет лучше, чем стандартный стенд, отражать ваш фирменный стиль и довольно скоро окупится (практика показывает — на пятую-седьмую выставку). 

    Сократите тираж печатных рекламно-информационных материалов. Выдавайте каталоги и буклеты лишь тем посетителям, которые входят в приоритетную целевую аудиторию и настоятельно просят печатные материалы. Остальным информацию можно предоставлять в электронном виде. 

    Сократите тираж сувениров и выдавайте их только целевым посетителям после идентификации и квалификации в завершение контакта. 

    ***

    Существует практика субсидирования и компенсации затрат на участие в конгрессно-выставочных мероприятиях в России и за рубежом от государственных органов. 

    Возмещению, как правило, подлежат затраты на оплату регистрационного взноса, аренду выставочной площади, застройку и оборудование стенда (в том числе на монтажно-демонтажные услуги, инженерно-технические услуги). 

    Выясните, попадает ли ваша компания по формальным критериям в перечень субсидируемых организаций. Информацию о требованиях и процедуре получения компенсаций вы можете запросить в профильных инстанциях. 

    Полезные ресурсы

    ***

    #Цитата. Елена Конвисар, автор «Экспошколы»: 

    «Способы экономии, безусловно, зависят от конкретной ситуации. Что касается базовых рекомендаций, то в первую очередь рассмотрите возможности софинансирования участия в выставке или частичного возврата потраченных средств. 

    Расходы можно разделить с вашим производителем или, наоборот, дистрибьюторами или дилерами. Даже если совместные маркетинговые фонды изначально не предусмотрены в вашей модели отношений, об этом можно договариваться. Также стенд можно разделить с производителем дополняющих товаров или услуг. 

    Финансовую поддержку могут оказать различные институты развития вашего региона — ищите те, которые работают на актуальную государственную повестку: развитие инноваций, импортозамещение, содействие малому и среднему бизнесу. 

    Поддержка может выражаться как в компенсации части расходов задним числом или бесплатном приглашении на коллективный стенд, так и в прямом финансировании вашего индивидуального стенда. Изучите сайты соответствующих министерств и агентств. Это действительно работает, проверено! 

    Если вы участвуете в зарубежных выставках, есть возможность постфактум вернуть часть местных налогов от того, что потрачено на их территории, — в среднем 5–10% от расходов. Существуют специальные сервисы, ведущие подобную работу за процент от успешного возврата. 

    При участии в выездных мероприятиях изучите все способы экономии на проезде и проживании. Многие поставщики и сервисы предлагают специальные условия для юридических лиц — кэшбеки, бонусы, накопительные скидки, разовые купоны при первой регистрации, используйте всё, что снижает расходы, не лишая при этом сотрудников комфорта. 

    Если вы регулярно участвуете в выставках в своём регионе, просчитайте возможность использования на стенде собственной мебели, техники и демонстрационного оборудования (если по условиям участия это не запрещено) — даже с перевозкой туда и обратно это может быть выгоднее аренды. 

    Например, мы делали стенд из типовых панелей из чёрного стекла. К нему изготовили на заказ чёрный стеклянный стол с откручивающимися ножками для удобной транспортировки и добавили яркие кожаные стулья из офиса. В итоге комплект использовался и в офисе, и на последующих выставках и отработал свою стоимость многократно. 

    А вот на чём я бы не советовала экономить, так это на: 

    • световом и цветовом оформлении стенда; 
    • предвыставочной маркетинговой кампании по приглашению посетителей на стенд; 
    • тренинге персонала по работе на выставке». 

    ***

    Готовясь к выставке, позаботьтесь о самом главном — ключ к успеху в руках вашего персонала! Не экономьте на подготовке сотрудников к работе на выставке!

    Чем больше вы вкладываете в участие в выставке, тем выше ответственность, которая ложится на ваш персонал. Чтобы добиваться на выставках максимальных результатов, сотрудники должны обладать специальными знаниями и навыками.

    Проведите перед выставкой тренинг персонала. Подробную информацию о тренинге «Эффективная работа на выставке» вы можете найти на сайте https://expoeffect.ru/eksponentam/trening-vyistavochnogo-personala.html или отправив запрос на адрес электронной почты info@expoeffect.ru

    ***

    Контролировать и оптимизировать расходы на участие в выставке, безусловно, необходимо. Однако сокращение бюджета не должно становиться самоцелью. В конце концов смысл не в том, чтобы до предела снизить издержки, а решить поставленные задачи и получить результат. 

    Иногда выгоднее не сокращать, а увеличивать выставочный бюджет, чтобы в итоге получить на порядок больше. 

    ***

    На семинарах для экспонентов мне регулярно задают вопросы относительно выставочного бюджета. Вот некоторые из них: 

    Сколько выставок заложить в бюджет?

    Если отвечать коротко, то, на мой взгляд, количество мероприятий в программе выставочной деятельности не должно ограничиваться ничем, кроме выгоды, которую они обеспечивают. 

    Если участие в нескольких выставках приносит в совокупности больше пользы, чем участие в какой-то одной, зачем себя ограничивать? В конце концов задача ведь сводится не к тому, чтобы выбрать определённое число выставок, а получить максимальный результат, верно? 

    Если же бюджет на самом деле ограничен, его можно распределить пропорционально ценности выставок (см. раздел «Как оценить коммерческий потенциал и выбрать выставку»). 

    Что делать, если предлагается участие в выставке, которая не была заложена в бюджет?

    Согласен, составление годового бюджета — вещь необходимая. Однако не всё можно предусмотреть заранее. Именно поэтому в бюджет включают статью «Непредвиденные расходы», которой вы можете воспользоваться. 

    В конце концов ради стоящей выставки бюджет не грех и пересмотреть. Выгоды от участия могут с лихвой покрыть дополнительные расходы. 

    Если бюджет сократился, что лучше — отказаться от участия в выставке или уменьшить площадь и упростить дизайн стенда?

    Рекомендую выбрать меньшее из «зол». Да, клиенты могут заметить изменения. И всё же полное отсутствие компании на выставке прозвучит для них ещё тревожнее. 

    Да и кто от этого выиграет? Конечно, конкуренты! Пока вас нет на выставке, всё внимание посетителей будет доставаться им. 

    Представьте, ваши клиенты пришли на выставку — что, думаете, они сделают, не увидев вас? Развернутся и поедут домой? Вряд ли! Скорее всего, раз уж приехали, они зайдут на стенды конкурирующих компаний и отдадут им своё внимание и время, которое, будь вы на выставке, досталось бы вам. Особенно часто это происходит в кризисные периоды, когда компании, пытаясь «сэкономить», уходят с выставок. 

    Что же касается имиджевой составляющей, в отношении дизайна и оформления стенда можно найти компромиссное решение, которое будет отвечать задачам и статусу компании. 

    ***

    Очевидно, что для многих актуален вопрос оптимизации вложений в продвижение в целом и в выставочную деятельность в частности. Да, участие в выставке часто обходится недёшево, но, как я уже не раз говорил, при грамотном подходе отдача значительно превосходит вложения


    Автор: Николай Карасев

    Наши партнеры

    Стратегический партнер выставки Ассоциация  РАТПЭ

    Kolner
    СТАВР
    Интерскол
    HiKOKI
    Metabo
    Фиолент
    Stihl
    Лит
    Patriot
    StanleyBlack&Decker
    MachineStore
    УралОптИнструмент
    GreenWorks
    Kress
    Worx
    Positec

    Генеральный спонсор выставки

    Caiman
    РЕКЛАМА