Как снизить расходы и на чем лучше не экономить

Чтобы не пришлось экономить на качестве, всё лучше делать заранее. Начинать готовиться к выставке никогда не рано! Бронируйте площадь и заказывайте необходимые услуги как можно раньше. Так вы сможете воспользоваться льготными условиями и снизить расходы. 

Эта же рекомендация относится к бронированию гостиниц и заказу билетов при участии в выездном мероприятии. 

Соблюдайте дедлайны. Придерживайтесь установленных крайних сроков оплаты по договорам и порядка сдачи необходимых форм организаторам выставки и подрядчикам. Поздние заказы облагаются наценками, а несоблюдение сроков выплат грозит штрафными санкциями. 

Постарайтесь найти компромиссное решение в строительстве стенда, так чтобы он выглядел достойно, но стоил дешевле. Профессиональные строительные компании могут предложить экономичные варианты. 

Если речь идёт о небольшой площади, можно купить в постоянное пользование сборноразборный мобильный стенд. Он будет лучше, чем стандартный стенд, отражать ваш фирменный стиль и довольно скоро окупится (практика показывает — на пятую-седьмую выставку). 

Сократите тираж печатных рекламно-информационных материалов. Выдавайте каталоги и буклеты лишь тем посетителям, которые входят в приоритетную целевую аудиторию и настоятельно просят печатные материалы. Остальным информацию можно предоставлять в электронном виде. 

Сократите тираж сувениров и выдавайте их только целевым посетителям после идентификации и квалификации в завершение контакта. 

***

Существует практика субсидирования и компенсации затрат на участие в конгрессно-выставочных мероприятиях в России и за рубежом от государственных органов. 

Возмещению, как правило, подлежат затраты на оплату регистрационного взноса, аренду выставочной площади, застройку и оборудование стенда (в том числе на монтажно-демонтажные услуги, инженерно-технические услуги). 

Выясните, попадает ли ваша компания по формальным критериям в перечень субсидируемых организаций. Информацию о требованиях и процедуре получения компенсаций вы можете запросить в профильных инстанциях. 

Полезные ресурсы

• Министерство экономического развития Российской Федерации: https://economy.gov.ru. 
• Государственная цифровая платформа поддержки предпринимательства: https://msp.economy.gov.ru. 
• Портал по поддержке малого и среднего бизнеса: https://мойбизнес.рф. 
• Российский экспортный центр: https://exportcenter.ru. 
• Центры поддержки экспорта в субъектах Российской Федерации: http://ved.gov.ru/rus_export/regional_program. 
• Министерство инвестиций, промышленности и науки Московской области: https://mb.mosreg.ru. 
• Департамент предпринимательства и инновационного развития города Москвы: https://cashback.moscow.business/expositions. 
• Московский экспортный центр: https://moscow-export.com. 

***

#Цитата. Елена Конвисар, автор «Экспошколы»: 

«Способы экономии, безусловно, зависят от конкретной ситуации. Что касается базовых рекомендаций, то в первую очередь рассмотрите возможности софинансирования участия в выставке или частичного возврата потраченных средств. 

Расходы можно разделить с вашим производителем или, наоборот, дистрибьюторами или дилерами. Даже если совместные маркетинговые фонды изначально не предусмотрены в вашей модели отношений, об этом можно договариваться. Также стенд можно разделить с производителем дополняющих товаров или услуг. 

Финансовую поддержку могут оказать различные институты развития вашего региона — ищите те, которые работают на актуальную государственную повестку: развитие инноваций, импортозамещение, содействие малому и среднему бизнесу. 

Поддержка может выражаться как в компенсации части расходов задним числом или бесплатном приглашении на коллективный стенд, так и в прямом финансировании вашего индивидуального стенда. Изучите сайты соответствующих министерств и агентств. Это действительно работает, проверено! 

Если вы участвуете в зарубежных выставках, есть возможность постфактум вернуть часть местных налогов от того, что потрачено на их территории, — в среднем 5–10% от расходов. Существуют специальные сервисы, ведущие подобную работу за процент от успешного возврата. 

При участии в выездных мероприятиях изучите все способы экономии на проезде и проживании. Многие поставщики и сервисы предлагают специальные условия для юридических лиц — кэшбеки, бонусы, накопительные скидки, разовые купоны при первой регистрации, используйте всё, что снижает расходы, не лишая при этом сотрудников комфорта. 

Если вы регулярно участвуете в выставках в своём регионе, просчитайте возможность использования на стенде собственной мебели, техники и демонстрационного оборудования (если по условиям участия это не запрещено) — даже с перевозкой туда и обратно это может быть выгоднее аренды. 

Например, мы делали стенд из типовых панелей из чёрного стекла. К нему изготовили на заказ чёрный стеклянный стол с откручивающимися ножками для удобной транспортировки и добавили яркие кожаные стулья из офиса. В итоге комплект использовался и в офисе, и на последующих выставках и отработал свою стоимость многократно. 

А вот на чём я бы не советовала экономить, так это на: 

• световом и цветовом оформлении стенда; 
• предвыставочной маркетинговой кампании по приглашению посетителей на стенд; 
• тренинге персонала по работе на выставке». 

***

Готовясь к выставке, позаботьтесь о самом главном — ключ к успеху в руках вашего персонала! Не экономьте на подготовке сотрудников к работе на выставке!

Чем больше вы вкладываете в участие в выставке, тем выше ответственность, которая ложится на ваш персонал. Чтобы добиваться на выставках максимальных результатов, сотрудники должны обладать специальными знаниями и навыками.

Проведите перед выставкой тренинг персонала. Подробную информацию о тренинге «Эффективная работа на выставке» вы можете найти на сайте https://expoeffect.ru/eksponentam/trening-vyistavochnogo-personala.html или отправив запрос на адрес электронной почты info@expoeffect.ru. 

***

Контролировать и оптимизировать расходы на участие в выставке, безусловно, необходимо. Однако сокращение бюджета не должно становиться самоцелью. В конце концов смысл не в том, чтобы до предела снизить издержки, а решить поставленные задачи и получить результат. 

Иногда выгоднее не сокращать, а увеличивать выставочный бюджет, чтобы в итоге получить на порядок больше. 

***

На семинарах для экспонентов мне регулярно задают вопросы относительно выставочного бюджета. Вот некоторые из них: 

Сколько выставок заложить в бюджет?

Если отвечать коротко, то, на мой взгляд, количество мероприятий в программе выставочной деятельности не должно ограничиваться ничем, кроме выгоды, которую они обеспечивают. 

Если участие в нескольких выставках приносит в совокупности больше пользы, чем участие в какой-то одной, зачем себя ограничивать? В конце концов задача ведь сводится не к тому, чтобы выбрать определённое число выставок, а получить максимальный результат, верно? 

Если же бюджет на самом деле ограничен, его можно распределить пропорционально ценности выставок (см. раздел «Как оценить коммерческий потенциал и выбрать выставку»). 

Что делать, если предлагается участие в выставке, которая не была заложена в бюджет?

Согласен, составление годового бюджета — вещь необходимая. Однако не всё можно предусмотреть заранее. Именно поэтому в бюджет включают статью «Непредвиденные расходы», которой вы можете воспользоваться. 

В конце концов ради стоящей выставки бюджет не грех и пересмотреть. Выгоды от участия могут с лихвой покрыть дополнительные расходы. 

Если бюджет сократился, что лучше — отказаться от участия в выставке или уменьшить площадь и упростить дизайн стенда?

Рекомендую выбрать меньшее из «зол». Да, клиенты могут заметить изменения. И всё же полное отсутствие компании на выставке прозвучит для них ещё тревожнее. 

Да и кто от этого выиграет? Конечно, конкуренты! Пока вас нет на выставке, всё внимание посетителей будет доставаться им. 

Представьте, ваши клиенты пришли на выставку — что, думаете, они сделают, не увидев вас? Развернутся и поедут домой? Вряд ли! Скорее всего, раз уж приехали, они зайдут на стенды конкурирующих компаний и отдадут им своё внимание и время, которое, будь вы на выставке, досталось бы вам. Особенно часто это происходит в кризисные периоды, когда компании, пытаясь «сэкономить», уходят с выставок. 

Что же касается имиджевой составляющей, в отношении дизайна и оформления стенда можно найти компромиссное решение, которое будет отвечать задачам и статусу компании. 

***

Очевидно, что для многих актуален вопрос оптимизации вложений в продвижение в целом и в выставочную деятельность в частности. Да, участие в выставке часто обходится недёшево, но, как я уже не раз говорил, при грамотном подходе отдача значительно превосходит вложения

Автор: Николай Карасев